【irm激活】是什么？
IRM，全称Information Rights Management，即信息权限管理。而“irm激活”指的是在支持IRM功能的软件或服务中，启用或连接到信息权限管理系统（通常是组织的权利管理服务器或云服务，如微软的Azure Information Protection/Microsoft 365）的过程。
简单来说，这个过程就是让你的应用程序（比如Microsoft Office套件、Adobe Acrobat等）具备识别、应用和强制执行预设信息使用权限的能力。没有激活IRM，这些软件就无法“理解”或“执行”那些附加在文档上的、关于谁可以看、谁可以编辑、谁可以打印、谁可以转发等精细化权限设置。
和普通的文档保护有什么区别？
这与我们常使用的文档加密（比如设置打开密码）或简单的编辑限制有本质区别：
- 加密密码： 保护文档在传输和存储过程中的安全，但一旦打开，内容就完全暴露，接收者拥有全部权限（复制、粘贴、打印、转发等）。
- 编辑限制： 只能限制文档的部分编辑功能，无法限制查看、复制、打印等行为。
- IRM： 不仅可以限制谁能打开文档，还能对打开文档后的各种操作进行细粒度控制（比如禁止复制粘贴、禁止打印、禁止截屏、设置文档过期时间、甚至限制离线访问时间等），并且这些权限设置是跟随文档本身的，无论文档被发送到哪里，只要对方无法通过权限验证（没有对应的账号或权限），就无法执行被限制的操作。权限管理是动态的，可以随时修改。
未激活IRM会怎么样？
如果IRM未激活：
- 你将无法创建带有IRM保护的文档或邮件。
- 当你收到一个已被IRM保护的文件或邮件时，你的软件可能无法识别或应用这些权限，导致你无法打开文件，或者即使能打开，也无法执行任何操作（比如文档内容显示为乱码、提示权限不足等）。
- 即使你的组织部署了IRM系统，你也无法利用其功能来保护你的敏感信息。
为什么需要激活IRM？
激活IRM的核心目的在于强化敏感信息的安全性和合规性管理。在信息交换日益频繁的今天，确保机密或敏感数据不被未经授权的人查看、复制、打印或转发至关重要。
激活IRM的主要好处：
- 防止信息泄露： 这是最直接的目的。通过限制复制、粘贴、截屏、打印等操作，即使文件落入不法分子手中，内容也难以被非法获取和传播。
- 精细化权限控制： 可以为不同的用户或用户组设置不同的权限级别，例如，某些人只能查看，某些人可以编辑但不能打印，某些人拥有完全权限。
- 文档生命周期管理： 可以为文档设置过期日期，过期后文档将无法打开，这对于有时效性的信息（如合同草稿、项目报价）非常有用。
- 追踪和审计： 一些IRM系统提供日志记录功能，可以追踪文档的访问和使用情况，有助于审计和问题追溯。
- 满足合规性要求： 对于金融、医疗、法律等行业，保护客户数据和内部机密信息是强制性的合规要求，IRM是实现这一目标的重要技术手段。
- 持续保护： 权限设置附加在文档本身，无论文档被保存在U盘、发送邮件还是上传到云盘，权限都将持续生效。
在什么情况下需要激活？
当你所在的组织处理敏感数据（如客户资料、财务报告、公司战略、未公开的产品信息等），并且需要确保这些数据只被授权人员在限定的条件下使用时，你就需要激活IRM。特别是当你需要向外部合作方发送敏感文档，但不希望对方拥有完全控制权时，IRM显得尤为重要。
在哪里可以激活和使用IRM？
IRM功能通常集成在常用的内容创建和共享软件中。最常见的应用场景是微软的Office套件（Word、Excel、PowerPoint、Outlook），但也可能存在于其他支持IRM或数字版权管理的应用程序中。
支持IRM的常见应用程序：
- Microsoft Word, Excel, PowerPoint
- Microsoft Outlook (用于邮件和会议邀请)
- Adobe Acrobat (部分版本支持)
- 其他可能集成了微软RMS SDK或Azure Information Protection SDK的企业应用
激活的入口在哪里？
IRM的激活入口通常位于应用程序的“文件”菜单下的“信息”或“选项”设置中。例如，在Microsoft Office中：
- 打开一个Office应用（如Word）。
- 点击“文件”菜单。
- 选择“信息”（Info）。
- 找到“保护文档”（Protect Document）、“保护工作簿”（Protect Workbook）或“保护演示文稿”（Protect Presentation）等选项。
- 在下拉菜单中，你可能会看到“限制权限”（Restrict Permission）或“通过信息权限管理(IRM)限制访问”（Restrict Access by Information Rights Management (IRM)）的选项。
- 点击该选项后，系统会提示你连接到权利管理服务器或服务，进行登录激活。
在Outlook中，通常在创建新邮件时，在“选项”选项卡中可以找到“权限”或“加密”相关的按钮，点击后会触发IRM激活和权限设置流程。
激活过程需要连接到哪里？
激活IRM需要你的计算机能够连接到你的组织所使用的权利管理服务。这通常是：
- 本地权利管理服务器 (AD RMS): 如果你的组织部署了本地的Active Directory Rights Management Services，你的电脑需要能够访问到公司内部网络中的这台服务器。
- 云端权利管理服务 (Azure Information Protection/Microsoft 365): 如果你的组织使用的是云服务，比如通过Microsoft 365的订阅包含了Azure Information Protection Plan，那么你的电脑需要能够连接到互联网，并成功认证到微软的云服务。
激活过程本质上是你的应用程序通过你的用户身份（通常是你的企业账号）向权利管理服务进行注册和身份验证，获取执行权限管理的密钥和策略信息。
激活IRM需要多少费用？
IRM功能本身通常不是一个独立的、需要单独购买“激活码”的产品。它的费用是包含在更高层级的软件许可或服务订阅中的。
与哪些许可关联？
以微软的产品为例：
- Microsoft 365/Office 365 订阅： 大多数提供IRM功能的订阅计划（如Microsoft 365 Business Premium, E3, E5等）已经包含了所需的Azure Information Protection服务许可。IRM的“激活”实际上就是利用这些订阅中附带的服务能力。
- Azure Information Protection (AIP) 独立订阅： 即使不购买完整的M365套餐，也可以单独购买AIP的订阅计划（如AIP Plan 1, Plan 2），这些计划赋予了用户使用IRM功能的权利。
- 本地AD RMS： 如果组织部署了本地的AD RMS，相关的许可费用可能包含在Windows Server的Client Access Licenses (CALs) 或特定的RMS CALs 中，部署和维护服务器本身也有硬件和管理成本。
因此，个人用户如果使用的是盗版或低版本软件，即使软件界面上有IRM选项，也无法成功激活和使用，因为它缺乏背后支撑的许可和服务连接。费用取决于你所在的组织购买了哪种级别的软件许可或服务订阅。
激活过程本身的时长和资源消耗：
- 时长： 首次激活通常需要几秒到几分钟，取决于你的网络连接速度和服务器响应速度。一旦激活成功，通常不需要每次使用IRM时都重新激活，除非你的身份凭据过期或配置发生变化。
- 资源消耗： 激活过程本身消耗的系统资源（CPU、内存）和带宽通常很小，与登录一个在线服务类似。后续使用IRM保护或打开IRM保护的文件时，软件会与权利管理服务通信以验证权限和获取密钥，这会消耗少量网络带宽和本地计算资源进行加解密，但通常不会对系统性能造成显著影响。
具体如何进行IRM激活和管理权限？
具体的激活步骤会因软件版本和所连接的服务（本地AD RMS还是云端AIP）而略有差异，但基本流程是相似的。
一般的激活流程（以Office为例）：
- 打开应用程序： 启动Word、Excel、PowerPoint或Outlook等支持IRM的软件。
- 访问权限控制入口： 对于文档类应用，通常是“文件” -> “信息” -> “保护文档/工作簿/演示文稿” -> “限制权限”。对于Outlook，是创建新邮件时在“选项”中寻找“权限”或“加密”选项。
- 选择限制访问： 在弹出的权限选项中，选择“限制访问”或类似的选项，表明你希望应用IRM保护。
- 连接并登录： 如果是首次使用或未登录，系统会提示你连接到权利管理服务器。此时，你需要使用你的工作或学校账号（通常是你的企业邮箱账号）进行登录和身份验证。这是激活过程中最关键的一步，系统会验证你的账号是否拥有使用IRM服务的权限（即是否有对应的许可）。
- 验证成功： 如果身份验证成功且账号具有相应权限，你的应用程序就成功激活了IRM功能，并获取了可以应用的权限策略列表（这些策略可能由你的组织管理员预设）。
- 应用权限策略： 激活后，你就可以选择一个预设的权限策略（如“公司机密”、“外部只读”等），或者自定义权限，并将其应用到当前的文档或邮件上。
激活过程中的准备工作：
- 确保你的软件版本支持IRM功能。
- 拥有一个由你的组织提供的、具有IRM服务使用权限的账号（通常是企业账号）。
- 确保你的计算机能够连接到组织的权利管理服务器或云服务（内部网络连接或互联网连接）。
- 确保你的计算机日期和时间设置准确，这有时会影响证书验证。
激活失败了怎么办？
如果IRM激活失败，可能是由多种原因造成：
- 账号或密码错误： 仔细检查你输入的账号和密码是否正确，尝试在其他地方（如企业邮箱网页版）登录同一账号确认凭据有效。
- 账号无权限： 你的工作或学校账号可能没有被分配包含IRM服务的许可。你需要联系你组织的IT管理员，确认你的账号是否具有相应的Microsoft 365/Office 365订阅或Azure Information Protection许可。
- 网络连接问题： 检查你的网络连接是否正常，能否访问互联网或公司内部网络。防火墙或代理设置可能阻止了与权利管理服务器的连接。尝试临时禁用防火墙或调整代理设置进行测试（注意安全性）。
- 权利管理服务不可用： 组织的本地AD RMS服务器可能宕机或维护中，或者云端服务（如Azure）暂时出现故障。可以询问其他同事是否遇到类似问题，或联系IT管理员查询服务状态。
- 软件配置或缓存问题： 尝试重启应用程序或计算机。有时清除Office的凭据缓存或重置Office设置可能有助于解决问题。
- 系统日期/时间不正确： 确保你的系统日期和时间是准确的。
大多数情况下，联系组织的IT部门是解决IRM激活失败最有效的途径，因为他们可以检查你的账号状态、组织的服务配置和网络环境。
激活后如何使用IRM保护文档？
激活成功后，你就可以在“限制权限”菜单下看到可用的权限选项。
- 选择预设策略： 如果你的组织管理员创建了权限模板（如“公司机密 – 只读”、“部门内部 – 编辑但不打印”），你可以直接选择这些模板应用到文档。
- 自定义权限： 你也可以选择“限制访问”，然后手动输入允许访问的用户的电子邮件地址或安全组名称，并为他们勾选允许的操作（读取、编辑、复制、打印、另存为、宏运行等）。你还可以设置内容过期日期和离线访问权限。
- 应用并保存： 确认权限设置后，点击确定。软件会将这些权限信息嵌入到文档的元数据中。然后保存文档。
请注意，应用IRM保护的文档会有一个特殊的标识，比如在Office文档顶部显示一个信息栏，告知该文档受到权限限制。
如何检查IRM是否已成功激活和应用？
- 检查权限菜单： 成功激活后，当你再次访问“限制权限”菜单时，不再提示登录，而是直接显示你可以应用的权限策略列表或自定义权限选项。
- 查看文档信息栏： 打开一个应用了IRM保护的文档，顶部会出现一个提示信息，说明该文档的权限受到限制，点击信息栏可以查看详细权限。
- 尝试受限操作： 用一个没有权限的账号打开文档（如果可能），或用你自己的账号尝试执行你刚刚限制的操作（如复制、打印），看是否会被阻止。
- 查看文件属性： 对于一些特定的文件格式（如受保护的PDF），在文件属性中可能也能找到与权限相关的信息。
如何管理已激活的IRM权限？
激活IRM功能后，管理权限主要体现在两个层面：
- 在文档/邮件层面： 你作为文档作者，可以随时重新打开文档，进入“限制权限”菜单，修改、添加或移除应用的权限策略或自定义设置，然后重新保存文档。
- 在组织层面： 组织的IT管理员或合规部门负责在权利管理服务端（如Azure Information Protection门户或AD RMS控制台）创建、修改或删除权限策略模板，以及管理用户的许可和权限组。个人用户通常无法在服务后台层面修改组织级别的策略。
如何处理IRM保护的文件？如何在不同设备上打开？
打开IRM保护的文件需要你的设备和账号都满足条件：
- 支持IRM的软件： 你需要使用支持该IRM技术（通常是微软的Rights Management Services技术）的软件版本来打开文件。
- 有效的账号和权限： 你需要使用一个被授予访问权限的账号登录到应用程序，并且该账号必须能够连接到权利管理服务进行身份验证和获取解密密钥。
- 连接权利管理服务： 通常在首次打开IRM文件时，软件会尝试连接到权利管理服务验证你的身份和权限。因此，可能需要网络连接。一些配置允许设置离线访问期限，在期限内即使没有网络也能打开。
- 跨设备： 如果你在电脑上用企业账号激活了IRM并在文档上应用了权限，你理论上也可以在手机或平板电脑上安装支持IRM的Office或其他应用，并使用同一个企业账号登录来打开和使用该文档，前提是你的设备能够连接到权利管理服务且应用支持该功能。
如何移除或禁用IRM保护？
如果你是文档的作者且拥有完整的权限（通常是“所有者”权限），你可以移除IRM保护：
- 打开应用了IRM保护的文档。
- 进入“文件” -> “信息” -> “保护文档/工作簿/演示文稿” -> “限制权限”。
- 选择“不限制访问”（Unrestricted Access）或类似的选项。
- 软件会提示你确认移除权限限制。
- 确认后，保存文档。此时文档不再受到IRM保护，任何人都可以完全控制该文档。
请谨慎执行此操作，因为移除后文档将不再受保护。如果你收到的文档受到IRM保护，但你需要 unrestricted access，你需要联系文档的作者或拥有者，请求他们移除保护或为你提供更高权限。
