【源泉徴収簿】作成から年末調整までの具体的な使い方と疑問解消
給与計算や年末調整を行う上で、避けて通れない書類の一つに「源泉徴収簿」があります。これは、従業員一人ひとりの給与や賞与、そこから差し引かれた源泉所得税や社会保険料などを記録していく、いわば給与所得の「台帳」です。単なる記録だけでなく、日々の源泉徴収税額の計算や、年に一度の年末調整において極めて重要な役割を果たします。
この記事では、この源泉徴収簿に焦点を当て、皆様が抱きがちな「これって何？」「なぜ必要なの？」「どうやって書くの？」「年末調整でどう使うの？」といった具体的な疑問に対し、分かりやすく詳細に解説していきます。その意味や歴史といった一般的な話ではなく、実際の業務に役立つ具体的な情報を提供することを目指します。
源泉徴収簿とは何ですか？ その目的
源泉徴収簿は、所得税法に基づき、給与や退職金などを支払う事業者が、支払を受ける者（従業員など）ごとに作成・記録しなければならない帳簿です。主な目的は、毎回の給与等支払時に徴収すべき源泉所得税額を正確に計算するための基礎情報を提供すること、そして一年間の所得と税額をまとめて年末調整を行うために必要な情報を集計することにあります。
これは企業（給与支払者）が税務署に提出する書類ではなく、あくまで社内や事業所内で保管する「内部資料」です。ただし、税務調査などが入った際には、その提出や提示を求められる重要な書類となります。
源泉徴収簿に記載される具体的な情報
源泉徴収簿には、その年において給与を支払った全期間の情報が記録されます。具体的な記載項目は多岐にわたりますが、主に以下の情報が月ごと、あるいは支払日ごとに詳細に記録されます。
- 従業員の基本情報： 氏名、住所、マイナンバー（または法人番号）、生年月日、雇用年月日など。
- 扶養控除等申告書に関する情報： 扶養親族の人数（甲欄・乙欄の適用区分を含む）、障害者控除、寡婦控除、ひとり親控除、勤労学生控除などの該当状況。これが毎月の源泉徴収税額を決定するための重要な情報となります。
- 毎月の（あるいは支払ごとの）給与・手当等の金額： 基本給、残業手当、通勤手当（非課税限度額を超える部分）、役職手当など、課税対象となる給与や手当の合計額。
- 毎月の（あるいは支払ごとの）社会保険料等の控除額： 健康保険料、厚生年金保険料、雇用保険料など、給与から天引きされる社会保険料の合計額。これらの金額は年末調整での社会保険料控除の基礎となります。
- 毎月の（あるいは支払ごとの）源泉徴収税額： 上記の課税対象となる給与等の金額から社会保険料等を差し引いた金額（課税所得の計算基礎）と、扶養控除等申告書の情報（扶養人数等）に基づいて、「源泉徴収税額表」を使って算出した源泉所得税額。
- 年末調整に関する情報： 生命保険料控除、地震保険料控除、住宅借入金等特別控除（住宅ローン控除）、iDeCoの掛金、小規模企業共済等掛金控除など、年末調整で追加される所得控除や税額控除に関する情報とその計算結果。最終的な年税額や過不足額（還付金または追加徴収額）もここに記載されます。
これらの情報が一年間、継続的に記録されていきます。
源泉徴収簿と源泉徴収票の違い
「源泉徴収簿」と「源泉徴収票」は名称が似ていますが、その役割と性格は大きく異なります。この違いを理解することは非常に重要です。
源泉徴収簿：
給与支払者が、従業員ごとに給与等の支払や源泉徴収税額を「月々（都度）」詳細に記録する「内部用の台帳・記録」です。毎月の源泉徴収税額の計算や、年末調整の計算過程で使用するものです。源泉徴収票：
一年間（1月1日から12月31日まで）の給与等の「合計額」や、徴収した源泉所得税の「合計額」、社会保険料等の「合計額」、そして各種所得控除・税額控除を適用した後の「最終的な年税額」などを記載した「外部提出用の書類」です。従業員本人に交付されるほか、税務署や市区町村にも提出されます。確定申告にも使用されます。
つまり、源泉徴収簿は源泉徴収票を作成するための「元データ」「計算過程の記録」となる書類であり、源泉徴収票はその源泉徴収簿の情報をもとに作成される「一年間の集計結果の報告書」であると言えます。
なぜ源泉徴収簿の作成・保存が必要なのか？（法的根拠と重要性）
源泉徴収簿の作成・保存は、所得税法により給与支払者（会社や個人事業主）に義務付けられています。具体的には、所得税法第231条および関連法令・通達に定められています。
この義務があるのは、以下の理由からです。
- 正確な源泉徴収のため： 毎月の給与支払時に、その時点での給与額、社会保険料控除額、そして扶養状況に応じた正確な源泉所得税額を計算し、天引き（源泉徴収）するためには、継続的な記録が必要です。その記録の基盤となるのが源泉徴収簿です。
- 正確な年末調整のため： 一年間の給与・賞与の合計額、源泉徴収税額の合計額、社会保険料の合計額、そして年末調整で行う各種控除を適用するための情報を集約するには、源泉徴収簿が不可欠です。源泉徴収簿がなければ、正確な年税額の計算と過不足金の調整を行うことは事実上不可能です。
- 税務署による確認のため： 税務調査などが行われた際に、事業者が所得税法に従って適切に源泉徴収や年末調整を行っているかを確認するために、源泉徴収簿の提示が求められます。適切に作成・保存されていない場合、指導や追徴課税の対象となる可能性があります。
このように、源泉徴収簿は単なる記録用紙ではなく、給与支払者が果たすべき源泉徴収義務と年末調整義務を適正に履行するための、極めて重要な基幹帳簿なのです。
源泉徴収簿はどのように作成・維持されますか？
源泉徴収簿の作成方法には、主に手書きで行う方法と、給与計算ソフトを利用する方法があります。
手書きの場合
税務署の窓口や国税庁のウェブサイトから様式を入手し、従業員ごとに一枚ずつ、毎月の給与計算の都度、必要事項を記入していきます。給与額、社会保険料、源泉徴収税額などを正確に転記し、年末調整時には各種控除額を計算して追記します。全ての計算を手作業で行うため、計算ミスや転記ミスがないよう細心の注意が必要です。
給与計算ソフトの場合
多くの企業では、給与計算ソフトを利用しています。この場合、従業員の基本情報や扶養情報、毎月の給与・手当・控除額などをソフトに入力することで、源泉徴収税額の計算や社会保険料の控除額などが自動計算され、その結果がソフト内部で電子的な「源泉徴収簿」として自動的に記録・蓄積されていきます。年末調整もソフト上で計算が行われ、源泉徴収簿の形式で集計結果が出力できるようになっています。
給与計算ソフトを利用する方が、計算ミスを防ぎ、業務効率を大幅に向上させることができます。ただし、ソフトに入力する元の情報（給与・手当額、控除証明書の情報など）が正確であることが大前提です。
いずれの方法であっても、源泉徴収簿は従業員が在籍している間、その年分の記録を継続して行う必要があります。
源泉所得税の計算における源泉徴収簿の役割
毎月の給与から源泉所得税を天引きする際、源泉徴収簿の情報が直接的に使用されます。
具体的には、給与計算の結果算出された「社会保険料等控除後の給与等の金額」と、源泉徴収簿に記録されている「扶養親族等の数」を確認し、国税庁が定める「源泉徴収税額表」の「月額表」や「日額表」を参照して、徴収すべき税額を決定します。この際、従業員から提出されている「給与所得者の扶養控除等申告書」に基づいて、税額表の「甲欄」または「乙欄」のどちらを適用するかも、源泉徴収簿（あるいはその基礎となる情報）で管理します。
このように、源泉徴収簿は、毎月の給与から天引きするべき税額を正しく算出するための「参照元」として機能します。
年末調整での具体的な活用方法
源泉徴収簿は、年末調整において最も中心的な役割を果たします。一年間の給与支払いが終了した後、源泉徴収簿に記録されたその年の情報が集計・活用されます。
- 年間収入と年間源泉徴収税額の集計： 源泉徴収簿には毎月の給与・賞与の合計額と、そこから天引きされた源泉所得税額が記録されています。まず、これらの金額を一年間分合計します。
- 社会保険料控除額の確定： 源泉徴収簿には毎月の社会保険料控除額が記録されていますが、最終的な控除額として、その年の1月から12月までに実際に支払った社会保険料の合計額（給与から天引きされた分＋個人で支払った国民年金保険料等）を確定します。
- その他の所得控除・税額控除の適用： 従業員から提出された生命保険料控除証明書、地震保険料控除証明書、住宅借入金等特別控除証明書、扶養控除等申告書（年末調整用）などの情報に基づき、生命保険料控除、地震保険料控除、配偶者控除、扶養控除、基礎控除、住宅借入金等特別控除などの額を計算します。
- 年税額の再計算： 年間の給与等収入金額から、上記2.と3.で確定した各種所得控除額を差し引いて課税所得金額を計算し、所得税率を適用して年間の所得税額（年税額）を算出します。さらに、住宅借入金等特別控除などの税額控除があれば、その額を差し引いて最終的な年税額を確定します。
- 過不足額の調整： 算出された最終的な年税額と、源泉徴収簿に記録されている一年間に源泉徴収した所得税の合計額を比較します。源泉徴収額が年税額より多ければその差額を従業員に還付し、少なければその差額を追加で徴収します。この一連の計算と調整の過程は、全て源泉徴収簿の情報と、年末調整で提出された各種申告書・証明書に基づいて行われます。
このように、源泉徴収簿は年末調整の「計算の舞台」そのものであり、正確な年税額を算出して過不足を調整するために不可欠な帳簿です。
源泉徴収簿はどこで入手できますか？
源泉徴収簿の「様式」（テンプレート）は、以下の場所で入手できます。
- 税務署の窓口： 各地の税務署の窓口で配布されています。
- 国税庁のウェブサイト： 国税庁のウェブサイトからPDF形式などでダウンロードできます。「源泉徴収簿」で検索すると、最新の様式が見つかります。
- 文具店など： 市販の税務関連の帳簿類を取り扱っている文具店などでも購入できる場合があります。
- 給与計算ソフト： 給与計算ソフトを利用している場合は、ソフト内部で自動的にデータが作成・管理されるため、紙の様式を別途入手する必要はありません。必要に応じてソフトから帳票形式で出力できます。
手書きで作成する場合は、国税庁の様式を利用するのが最も一般的で確実です。
源泉徴収簿はどのくらいの期間保存する必要がありますか？
源泉徴収簿は、税法によって保存期間が定められています。
所得税法では、給与等に関する帳簿書類は、その給与等を支払った年の翌年1月10日の申告・納付期限（または支払確定の日）の翌日から7年間保存する義務があると定められています。
例えば、2023年分の源泉徴収簿であれば、2024年1月10日の翌日から7年間、つまり2031年1月10日まで保存する必要があります。ただし、欠損金が生じた事業年度など、特定の条件下では保存期間が10年となる場合もありますので、ご注意ください。
この期間中は、税務署から提示を求められる可能性がありますので、いつでも対応できるよう、適切にファイリングして保管しておくことが重要です。
記載内容に誤りがあった場合はどうすればよいですか？
源泉徴収簿に記載ミスや計算ミスが見つかった場合は、速やかに訂正が必要です。記載された情報が、源泉徴収税額や年末調整の結果に直接影響するためです。
手書きの場合
誤った箇所に二重線を引き、その近くに正しい内容を記入します。訂正印（または署名）を押すのが一般的です。修正液や修正テープの使用は、改ざんを疑われる可能性があるため避けるべきです。なぜ訂正したかが分かるように、簡単な注記を加えても良いでしょう。
給与計算ソフトの場合
ソフト上で該当箇所を修正入力すれば、自動的にデータが更新されます。ソフトが変更履歴を記録している場合もあります。修正後は、帳票として出力し直すなどして、最新の状態を保つようにします。
いずれの場合も、修正箇所が明確であり、誰がいつ訂正したのかが分かるようにしておくことが、税務調査などでの説明責任を果たす上で重要です。大幅な誤りや繰り返し発生する誤りがないよう、給与計算・記帳の際には十分な確認が必要です。
従業員が退職した場合、源泉徴収簿はどうなりますか？
従業員が年度の途中で退職した場合も、その従業員の源泉徴収簿は、その年において給与を支払った最終日までの情報が記録された状態で保管されます。
退職時には、その従業員に対し、その年の1月1日から退職日までの給与等の総額、社会保険料等の総額、源泉徴収税額の総額などを記載した「源泉徴収票」を交付する必要があります。この源泉徴収票を作成する際に、その従業員の源泉徴収簿に記録された情報が使用されます。
退職した従業員の源泉徴収簿も、他の従業員のものと同様に、退職した年の翌年1月10日の翌日から7年間は保管義務があります。
退職者が年の途中で年末調整を希望し、その会社で年末調整を行う場合は、退職時までの給与・控除等の情報を使って年末調整計算を源泉徴収簿上で行い、その結果を反映した源泉徴収票を交付します。多くの場合は、退職者は次の勤務先で前職分と合算して年末調整を受けるか、自分で確定申告を行うため、退職時の源泉徴収票は速やかに発行する必要があります。
源泉徴収簿は、給与計算・源泉徴収・年末調整という一連の税務処理の根幹をなす非常に重要な帳簿です。その作成・維持には手間がかかりますが、正確に行うことが、適切な納税と税務調査への対応のために不可欠です。この記事が、源泉徴収簿に関する皆様の疑問解消と、日々の業務の一助となれば幸いです。