智能赋码——百望云实际应用与疑问解答

智能赋码是企业财务数字化转型中的一个重要环节，特别是在处理大量进项或销项票据时。百望云作为该领域的服务提供商，其智能赋码解决方案旨在解决票据自动识别、内容理解并将其精准匹配到企业内部财务系统中对应会计科目、核算项等的问题。围绕百望云的智能赋码服务，我们来详细解答一些实际应用中可能遇到的疑问。

百望云智能赋码是什么？具体指什么？

智能赋码——百望云 是百望云提供的一项核心财务自动化服务。它不是指简单的二维码生成，而是指通过集成人工智能（AI）、规则引擎、大数据分析等技术，自动识别发票、费用单据等财务凭证上的关键信息（如商品名称、服务内容、金额、销方信息等），并根据企业预设的会计准则、核算体系、预算管理规则，将这些非结构化或半结构化的信息智能地匹配、转换为企业财务系统中结构化的会计科目编码、辅助核算项（如项目、部门、供应商、客户等）等。

简单来说，就是让机器“读懂”发票/单据内容，并自动决定这笔支出/收入应该记在哪个会计科目下，属于哪个项目，哪个部门报销等，替代或大幅减少人工判断和录入编码的工作。

为什么需要百望云智能赋码？它解决什么痛点？

在传统的财务处理流程中，接收到发票或单据后，财务人员需要手工或半自动地进行会计分录的编码工作。这个过程存在诸多痛点：

• 效率低下： 面临大量票据时，人工逐一查看内容并进行编码工作量巨大，耗时且慢，尤其是在月末、季末等报销高峰期。
• 容易出错： 人工判断和输入编码容易因为疲劳、经验不足或对政策理解偏差而产生错误，导致会计分录不准确，影响财务报表质量。
• 一致性差： 不同财务人员可能对同一类型的单据有不同的编码习惯或理解，导致数据口径不一致，不利于后续的数据分析和管理。
• 经验依赖： 编码工作往往依赖于有经验的财务人员，新员工上手慢，知识传承成本高。
• 合规风险： 错误的编码可能导致税务、审计等合规性问题。
• 流程中断： 人工赋码是整个财务流程中的瓶颈，延缓了后续的审批、支付、记账等环节。

百望云智能赋码正是为了解决这些问题而生。它通过自动化和智能化手段，显著提升赋码效率和准确率，降低人工成本和出错概率，确保编码的一致性和合规性，从而加速整个财务处理流程，让财务人员有更多精力投入到更有价值的分析和管理工作中。

百望云智能赋码主要应用于哪些场景？具体在企业的哪些环节使用？

百望云智能赋码的应用场景非常广泛，主要集中在需要处理大量票据并进行会计编码的业务环节：

1. 费用报销： 员工提交的差旅费、办公费、交通费等各类费用单据，系统自动识别发票信息并根据费用类型、部门、员工属性等进行智能赋码，生成对应的会计分录。
2. 应付账款处理： 接收供应商开具的增值税专用发票、普通发票等，系统自动识别商品或服务信息，结合采购合同、供应商档案等，智能匹配库存科目、成本科目、费用科目以及对应的供应商、项目、部门等核算项。
3. 其他业务单据： 如付款申请单、收款单、调拨单等，其中包含的涉及会计核算的内容，也可以通过配置规则进行智能赋码。
4. 进项发票认证与抵扣： 在处理进项发票时，智能赋码可以帮助快速判断发票内容与业务的相关性，准确赋码后对接税务系统进行认证或勾选。

具体到企业内部，智能赋码通常会集成或应用于：

• 财务共享服务中心： 处理来自全国乃至全球各子公司的海量票据。
• 应付部门： 负责供应商发票的接收、审核与记账。
• 报销管理系统： 作为报销流程中的一个自动化步骤。
• 企业资源计划（ERP）系统： 智能赋码的结果可以直接推送至ERP系统生成凭证草稿。
• 税务管理系统： 提供准确的进项数据用于税务处理。

百望云智能赋码是如何工作的？其核心技术是什么？

百望云智能赋码的核心工作流程可以概括为“识别-理解-匹配-校验-输出”：

1. 数据采集与识别：

   票据数据可以通过多种方式进入系统，例如：

   • 从国家税务总局平台、电子发票服务平台等采集。
   • 通过手机App拍照上传、扫描仪批量扫描。
   • 通过邮箱接收电子发票附件。

   系统利用光学字符识别（OCR）技术精确提取票面信息，包括发票代码、号码、日期、销购方信息、商品/服务名称、金额、税额等。

2. 信息理解与标准化：

   提取出的数据是结构化的，但商品/服务名称等描述性信息是非标准化的（例如同一商品可能有多种写法）。系统利用自然语言处理（NLP）和AI学习模型来理解这些描述的真实含义，并进行标准化处理。同时，结合历史数据和预设规则，系统尝试理解整张票据反映的业务实质。

3. 智能匹配与赋码：

   这是核心步骤。系统综合运用以下技术进行智能赋码：

   • AI学习模型： 通过学习企业历史的编码数据（票据内容与对应会计分录的匹配关系），系统能够自动识别模式，对新的相似票据进行预测性赋码。历史数据越多，模型越“聪明”，准确率越高。
   • 规则引擎： 允许企业自定义灵活的编码规则。例如：“如果供应商是A，商品名称包含‘办公用品’，金额小于1000元，则记入‘管理费用-办公费’科目，辅助核算项为‘通用’项目和‘行政部’部门”。规则可以非常精细，结合供应商、商品名称关键词、金额范围、部门、项目等多种条件。
   • 主数据匹配： 系统会与企业内部的主数据进行匹配，如供应商档案、客户档案、项目列表、部门列表、员工信息等，确保赋码使用的辅助核算项是真实存在的且符合规范。

   AI学习和规则引擎通常结合使用，规则可以作为基础，AI则处理更复杂的、规则难以完全覆盖的情况。

4. 校验与核对：

   智能赋码的结果会与企业预设的校验逻辑进行比对，例如：检查科目使用是否符合预算、辅助核算项是否有效、同一供应商是否使用了预期的科目等。不符合校验规则的单据会被标记为异常，需要人工介入处理。

5. 结果输出与集成：

   经过智能赋码和校验的结构化数据及会计分录建议，会通过接口或文件导出等方式，自动推送到企业的ERP系统、财务系统、报销系统等下游系统中，自动生成凭证草稿或供财务人员确认。

整个过程旨在最大限度地减少人工干预，将财务人员从重复性、低价值的编码工作中解放出来。

使用百望云智能赋码需要企业做哪些准备？如何部署和实施？

实施百望云智能赋码通常需要企业进行以下准备：

1. 明确编码体系和规则： 企业需要梳理并标准化其会计科目、辅助核算项体系以及现行的赋码逻辑和规则。这是系统配置的基础。
2. 准备历史数据： 提供一定量的已处理过的、包含票据信息和对应会计分录的历史数据，用于训练AI模型。数据量和质量直接影响AI赋码的准确率。
3. 提供主数据： 提供供应商、客户、项目、部门、员工等相关主数据清单，用于系统进行匹配和校验。
4. 确定集成需求： 明确智能赋码系统需要与哪些现有系统（如ERP、报销系统）进行数据对接，确定对接方式（API接口、文件传输等）。
5. 内部流程梳理与优化： 结合智能赋码的能力，重新设计或优化现有的票据处理和编码审批流程，例如，如何处理系统无法自动赋码或赋码有误的情况（异常处理流程）。
6. 人员培训： 对财务人员、业务人员（如报销人员）进行系统操作和新流程的培训。

部署和实施流程大致如下：

1. 需求调研与方案设计： 百望云团队与企业沟通，深入了解企业的业务特点、财务体系、现有流程和具体需求，设计个性化的智能赋码解决方案。
2. 系统环境搭建： 根据企业选择的部署模式（通常是云SaaS模式），搭建或配置系统环境。
3. 系统配置与规则导入： 根据调研结果，在系统中配置会计科目、辅助核算项、导入企业编码规则。
4. AI模型训练： 使用企业提供的历史数据训练智能赋码的AI模型。
5. 系统集成开发与测试： 进行与企业现有系统的接口开发和联调测试，确保数据能够顺畅地双向传输。
6. UAT（用户接受测试）： 组织企业内部用户对系统进行全面测试，验证功能和效果是否达到预期。
7. 上线与推广： 系统正式上线，并在企业内部推广使用。
8. 持续优化与维护： 系统上线后，根据实际使用情况持续优化规则和AI模型（AI模型会不断学习新的数据），并提供技术支持和维护。

实施周期取决于企业的规模、业务复杂度、数据准备情况以及集成范围，通常需要数周到数月不等。

使用百望云智能赋码服务，费用是如何计算的？

百望云智能赋码服务通常采用订阅制的SaaS（软件即服务）模式进行收费。具体的费用计算方式会受到多种因素影响，主要的收费维度可能包括：

• 票据处理量： 这是最核心的计费依据，通常按照处理的发票或单据的张数/笔数进行阶梯收费。处理量越大，平均每张的成本可能越低。
• 功能模块： 根据企业需要的具体功能模块收费，例如是否需要与特定的ERP深度集成、是否需要复杂的自定义规则、是否需要特定的报表功能等。
• 用户数量： 有些方案可能会考虑系统账号的使用人数。
• 服务等级： 包括技术支持响应时间、服务可用性保障等不同的服务等级可能对应不同的费用。
• 定制化需求： 如果企业有非常特殊的个性化需求，超出了标准产品的范围，可能会产生额外的定制开发费用。

百望云会根据企业的具体需求和预计的处理量，提供定制化的报价方案。企业在评估成本时，不仅要看服务费用本身，还要考虑智能赋码带来的隐性收益，如节省的人工成本、提高的效率、降低的出错率带来的合规效益等。具体的报价需要直接与百望云的销售或咨询团队沟通获取。

百望云智能赋码的准确率如何？如何保障和提升准确率？

智能赋码的准确率是衡量其效果的关键指标。百望云智能赋码的准确率受多种因素影响，包括：

• 历史数据质量与数量： AI模型依赖于历史数据进行训练，数据越干净、量越大、覆盖的业务场景越全面，训练出的模型准确率越高。
• 业务场景复杂度： 不同行业的业务特点差异大，票据内容描述的标准化程度也不同，越复杂的业务场景可能需要更精细的规则和更长的模型训练时间。
• 规则配置的精细度： 明确、详细且覆盖全面的规则能有效提升在特定情况下的赋码准确率。
• 票据本身的清晰度： 扫描件、照片等票据图片的清晰度会影响OCR识别的准确性，进而影响后续的赋码。
• 持续的优化与人工介入： 智能赋码并非一劳永逸，AI模型需要持续学习新的数据，对于系统无法确定或识别错误的单据，及时的人工介入修正并反馈给系统，有助于模型的不断优化。

百望云通过以下方式保障和提升智能赋码的准确率：

• 强大的AI学习能力： 基于海量税务和财务数据积累，不断优化底层AI模型，使其能更好地理解票据内容与会计核算的关系。
• 灵活可配置的规则引擎： 允许企业根据自身实际情况，配置优先级更高、更符合企业会计政策的自定义规则，保证在特定情况下的强制准确。
• 结合多种匹配逻辑： 同时运用AI预测、规则匹配、主数据匹配等多种方式，互补优势，提高整体准确率。
• 提供校验和人工复核机制： 对于赋码结果设定校验条件，异常单据进入人工复核流程，确保最终入账数据的准确。人工修正的数据又可以反哺给AI模型进行再学习。
• 持续的数据训练和模型迭代： 系统会定期利用新的处理数据进行模型训练和更新，使准确率随着使用时间和服务数据量的增加而逐步提高。
• 专业的实施和运维团队： 百望云团队会协助企业进行初期的规则梳理和配置，并在后期提供支持，帮助企业优化系统设置，提升效果。

通常，在经过一段时间的数据训练和规则优化后，智能赋码对于常规、重复性高的业务场景，可以达到较高的自动化处理率和准确率（例如80%-90%以上），显著减少人工工作量。对于非常规或复杂的单据，则会通过人工复核进行兜底。

百望云智能赋码与其他百望云服务有什么关联？

百望云智能赋码是百望云“票、财、税、金”一体化数字化服务体系中的重要一环，它与百望云的其他服务紧密关联，共同构成了企业票据数字化和财务智能化的整体解决方案。

• 发票管理服务： 这是智能赋码的基础。百望云提供全面的发票管理服务，包括销项发票开具、进项发票获取（批量采集、查验）、发票归集与存储等。智能赋码处理的就是这些通过百望云平台归集或管理的票据数据。
• 费用报销管理： 百望云提供完整的费用报销解决方案，智能赋码作为其中的核心功能，自动完成报销单据的会计编码，提高报销审批和入账效率。
• 应付管理： 与百望云的应付管理解决方案结合，智能赋码加速了供应商发票的校验、匹配、编码和入账流程，提升了应付账款的处理效率和准确性。
• 税务管理服务： 智能赋码产生的准确会计数据，为后续的税务申报、增值税抵扣链管理等提供了数据基础，确保了财税数据的一致性和合规性。
• 数据分析服务： 经过智能赋码处理的标准化、结构化数据，更容易进行深入的财务数据分析，为管理层提供决策支持。

可以将智能赋码看作是连接“票”（发票/单据信息）和“财”（企业财务核算体系）之间的“智能翻译官”或“自动化连接器”，它依赖于前端的票据采集管理能力，并为后端的财务记账、税务申报、资金支付、数据分析等环节提供高质量的数据输入。使用百望云一体化平台，能够实现数据在各模块间的无缝流转，最大化数字化转型的效益。

使用百望云智能赋码服务，数据安全如何保障？

数据安全是企业财务信息系统的生命线，百望云作为专业的云服务提供商，非常重视数据安全和隐私保护。保障措施通常包括：

• 符合行业标准的认证： 平台通常会通过ISO 27001信息安全管理体系认证、国家信息安全等级保护认证等，证明其在数据安全方面的管理和技术能力符合国家及行业标准。
• 严格的访问控制： 采用多层次的权限管理机制，确保只有授权人员才能访问敏感数据和核心功能。
• 数据加密技术： 对传输中的数据和存储的数据进行加密，防止数据在传输或存储过程中被截获或泄露。
• 完善的审计日志： 记录用户的操作行为，方便追踪和回溯，及时发现和响应异常活动。
• 灾备与恢复机制： 建立完善的数据备份和容灾机制，确保在发生意外情况时数据不丢失，系统能快速恢复运行。
• 物理和网络安全： 部署在安全可靠的数据中心，采取严格的物理安全措施，并构建多层网络安全防护体系（如防火墙、入侵检测/防御系统等）。
• 合规性保障： 遵循国家关于数据安全和隐私保护的相关法律法规要求。
• 合同与法律约束： 与客户签订严格的数据保密协议，从法律层面保障客户数据安全。

企业在使用云服务时，也需要配合服务商的要求，做好自身的账号管理、权限分配等安全措施，共同构建安全的业务环境。

通过上述详细的解答，希望能帮助您更全面、具体地了解百望云智能赋码是什么、它能做什么、如何工作、适用于哪些场景以及如何保障其效果和安全。这是一个旨在用技术提升企业财务运营效率和管理水平的实用工具。