【传真是什么】——基础概念与核心功能
传真，全称为图文传真（Facsimile），是一项将文件、图像等静态信息通过电话线或其他通信媒介，从一端扫描并转换成信号，传输到另一端后，再由接收设备将信号还原并打印出原始图像的技术。简单来说，它就是通过电话线来“复印”文件并发送到远方的一种方式。
它所传输的不是文本数据本身，而是对整个页面内容的图像扫描。这意味着无论原始文件是手写的信件、带有签名的合同、图纸、表格还是标准的打印文档，传真机都能将其捕捉为一个整体图像，并进行传输和重现。
使用传真主要目的是为了快速、方便地在不同地点之间交换需要保留原貌（包括签名、印章、格式等）的文档，尤其是在需要即时性和证明力的商业或法律场景中。
传真如何工作？——深究其技术原理
理解传真的工作原理，能更好地解答它是“如何”实现远距离文件传输的。整个过程可以分为几个主要步骤：
扫描与数字化
当你将一份文档放入传真机准备发送时，首先发生的是扫描过程。传真机内部的扫描器会逐行读取文档上的内容，将其转换为数字信号。这个数字信号代表了图像的黑白或灰度信息（多数传真为黑白）。扫描的精细程度（分辨率）会影响传输的文件大小和清晰度。
调制与信号传输
数字化后的图像数据需要通过电话线进行传输。电话线是为传输声音（模拟信号）设计的，因此数字图像信号不能直接发送。传真机内部的调制解调器（Modem）会执行调制（Modulation）操作，将数字信号转换成一系列代表不同数据值的音频音调（模拟信号）。这些音调通过标准的电话线拨号连接，传输到接收方的传真机。
发送方将图像“唱”成一首歌，接收方则将这首歌“听懂”并还原成图像。
解调与还原
接收方的传真机检测到传入的传真音调后，其内置的调制解调器会进行解调（Demodulation）操作，将接收到的音频音调转换回原始的数字图像信号。
打印输出
最后，接收方传真机将还原的数字图像信号发送到打印模块，由打印机将图像打印到纸上，从而得到与发送方文档内容一致的副本。传输速度通常以每分钟页数（ppm）衡量，取决于传真标准、电话线质量和文档复杂性。
使用传真需要哪些设备和条件？
要发送或接收传真，你通常需要以下几种硬件或服务：
必备硬件：传真机或替代方案
- 独立的传真机： 这是最传统的设备，集扫描、调制解调、打印功能于一体。你只需连接电话线和电源，放入文件和纸张即可使用。
- 多功能一体机 (MFP)： 现代办公中更常见，一台设备整合了打印、扫描、复印和传真功能。它需要连接电话线。
- 带有传真调制解调器的电脑： 较早期的方法，电脑需要安装内置或外置的传真Modem，并连接电话线，通过电脑上的传真软件来发送和接收传真。现在这种方式已较少使用。
通信线路：电话线是关键
- 传统的模拟电话线 (PSTN)： 这是传真机设计的初衷，提供稳定、可靠的模拟信号传输通道。通常建议为传真机使用一条专用的电话线，避免与其他电话、宽带共享线路产生干扰。
- 数字电话线 (ISDN)： 也可以传输传真，但需要兼容的设备。
- 网络电话线 (VoIP)： 理论上可以通过网络传输语音和数据，但传真信号对网络质量和传输协议有特殊要求（如需要支持T.38协议），稳定性不如模拟线，有时会出现传输失败或乱码。使用VoIP传真需要确保服务提供商支持传真传输。
发送的文件
需要一份待发送的物理文件，可以是纸质文档、照片或其他可扫描的平面介质。
现代替代方案：在线传真服务
除了上述硬件方式，现在越来越多的人和企业选择在线传真服务（Internet Fax Service）。这种方式无需购买传真机或安装电话线，只需通过电脑或手机连接互联网即可发送和接收传真。它将传真过程“云端化”。
如何发送传真？——操作步骤详解
发送传真的方法取决于你使用的是传统的传真机还是在线传真服务。
使用传真机发送传真
- 准备文件： 将需要发送的文件整理好，确保纸张平整、干净。
- 放置文件： 将文件正面朝下（部分传真机为正面朝上）放入传真机的自动进稿器（ADF）或扫描平板上。如果有多页，ADF会自动送纸；单页可使用扫描平板。
- 输入传真号码： 在传真机的数字键盘上输入接收方的完整传真号码，包括区号（如果需要）。
- 添加封面页（可选）： 大多数传真机允许你输入发件人、收件人信息、主题和留言，机器会自动生成并发送一份封面页。
- 开始发送： 按下传真机上的“发送”（Send）或“开始”（Start）按钮。机器会自动拨号、建立连接、扫描文件并发送。
- 确认发送结果： 传真发送完成后，机器通常会打印一份“发送报告”（Transmission Report），显示发送状态（成功或失败）、页数、时间和对方传真号码。务必检查报告以确认传真已成功送达。
使用在线传真服务发送传真
- 登录服务： 通过网页浏览器、桌面客户端或手机App登录你的在线传真服务账户。
- 创建新传真： 在界面中选择“发送传真”、“新建传真”或类似的选项。
- 输入接收号码： 在指定字段输入接收方的传真号码。如果需要发送给多个号码，服务通常支持群发。
- 上传文件： 将电脑或手机中的文档文件（如PDF、Word、图片文件等）上传到服务平台。服务会自动将这些数字文件转换为传真格式。
- 填写封面页（可选）： 填写封面页的发送人、收件人、主题、留言等信息。
- 点击发送： 检查无误后，点击发送按钮。服务提供商的服务器会处理文件的转换和发送。
- 接收发送报告： 服务提供商会通过电子邮件或平台通知你传真发送的状态（成功或失败）。
如何接收传真？——设置与流程
接收传真同样取决于设备类型。
使用传真机接收传真
- 专用传真线： 如果传真机连接的是一条只用于传真的电话线，通常设置传真机为自动接听模式（Auto Answer），并设置响铃次数（例如响铃2-4声后自动接听）。当有传真呼入时，传真机会自动检测传真信号并接收、打印。
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共享电话线（与普通电话共用）： 这种情况稍微复杂。
- 手动接听： 当电话响铃时，先用普通电话机接听。如果听到刺耳的传真信号音（通常是高频尖叫声），迅速切换到传真机（按下传真机上的“接收”、“Start Fax”或类似按钮），并挂断电话听筒。
- 延迟自动接听： 可以将传真机的自动接听设置为较长的响铃次数（例如响铃6-8声），这样你有足够的时间先接听语音电话。如果响铃多次后没有人接听，传真机就会自动接听，希望此时是传真呼入。
- 区别振铃 (Distinctive Ringing)： 部分电话公司提供此服务，可以为不同的号码或呼叫类型设置不同的振铃模式。如果传真线支持，可以设置传真呼叫使用区别振铃，传真机识别到特定振铃模式后自动接听。
- 接收过程中，传真机将信号解调并直接打印到纸上。
- 接收完成后，部分传真机会打印接收报告。
使用在线传真服务接收传真
- 使用在线传真服务接收非常简单，你无需做任何设置或操作。
- 注册服务后，你会获得一个专用的传真号码（可以是本地号码或免费号码）。
- 任何人向你的这个传真号码发送传真时，服务提供商的服务器会自动接收信号。
- 服务会将接收到的传真转换为数字文件（通常是PDF或TIFF格式）。
- 这些文件会自动发送到你注册的电子邮件地址作为附件，或者存储在你的在线服务账户中，你通过网页或App随时查阅和下载。
- 这种方式的最大优点是无需纸张、墨水，可以随时随地接收，并且易于归档和管理。
传真为何至今仍被使用？——现代应用场景与优势
在电子邮件和各种即时通信工具如此普及的今天，“为什么”传真还没有完全消失？它在某些特定场景下依然有其不可替代的作用或优势：
法律效力和合规性要求
- 签名和原件的证明： 在法律、金融或医疗等领域，带有手写签名或公司印章的传真文件有时被认为比电子邮件附件更具证明力，因为它传输的是原始文件的“图像副本”，而不是可编辑的文本数据。一些合同或法律文件仍明确要求通过传真发送。
- 发送和接收证明： 传真机通常会打印详细的发送或接收报告，包含发送/接收时间、对方号码、页数和结果。这份报告可以作为文件已发送或已接收的有力证据，在需要追溯或证明文件送达时间的场景非常重要。
安全性考量（特定情境下）
虽然在线传真服务通过互联网传输可能面临网络安全风险，但传统的点对点传真传输（通过模拟电话线）在某些封闭或对信息安全要求极高的环境中，被认为可以规避电子邮件可能面临的钓鱼、病毒或黑客入侵的风险（假设电话线本身未被监听）。在传输敏感医疗记录或法律文件时，一些机构仍然偏好传真。
操作简便性和通用性
对于不熟悉电脑或互联网操作的人来说，使用传统的传真机可能比发送带附件的电子邮件更直观和简单：只需放纸、拨号、按发送即可。而且，只要有电话线覆盖的地方，传真就可以使用，不受网络连接质量的限制（除了影响传输速度）。
与传统系统的兼容
许多老牌企业、政府机构或医疗机构仍然依赖传统的传真系统进行内部或外部通信。为了与这些机构保持业务往来，使用传真仍然是必要的。
传真使用的成本如何？——多少钱？
使用传真的成本取决于你选择的方式（传真机 vs. 在线服务）以及使用频率。
使用传真机的成本
- 购买设备： 一台独立的传真机或多功能一体机的购买成本从几百元到几千元不等。
- 电话线费用： 需要支付每月固定电话线的租用费用，如果是专用传真线，这笔费用是额外的。
- 耗材费用： 纸张、墨盒或硒鼓是持续性的开销，使用越多，耗材成本越高。
- 维护费用： 机器可能需要定期维护或维修。
- 通信费用： 拨打长途传真号码可能会产生额外的通话费用，这取决于你的电话套餐。
使用在线传真服务的成本
- 订阅费用： 大多数在线传真服务采用订阅制，按月或按年付费。费用取决于你选择的服务级别和包含的传真页数。
- 超出页数费用： 如果发送或接收的传真页数超过了套餐包含的额度，通常会按每页收取额外费用。
- 免费试用： 许多服务提供免费试用期或包含少量免费页数的入门套餐。
总的来说，对于传真量不大的个人或小型企业，在线传真服务的总成本通常低于购买和维护传真机及电话线的费用。对于传真量大且高度依赖纸质流程的企业，传统的传真机可能依然是可行的选择，但其总拥有成本（TCO）需要将设备、线路、耗材和维护全部计算在内。
没有传真机如何发送和接收传真？——在线传真服务详解
如果你没有或不想购买传统的传真机，在线传真服务是最佳的“如何”实现传真功能的现代解决方案。
在线传真服务如何工作？
在线传真服务提供商拥有大量的传真服务器和设备，它们连接着传统的电话网络和互联网。当你使用服务发送传真时，你上传的数字文件（如PDF）被发送到服务提供商的服务器。服务器将文件转换为传真信号，并通过其电话接口拨打接收方的传真号码进行传输。当你接收传真时，发送方将传真发送到你的在线传真号码，服务提供商的服务器接收到信号，将其转换为数字文件，再通过电子邮件或网页界面发送给你。
在线传真服务的主要特点和优势
- 无需硬件： 不需要传真机、电话线、纸张和墨水。
- 随时随地： 只要有互联网连接，就可以通过电脑、平板或手机App发送和接收传真。
- 多种文件格式支持： 可以直接发送Word文档、Excel表格、PDF文件、图片文件等多种常用格式。
- 数字归档与管理： 接收到的传真以数字文件形式存储，方便搜索、管理和备份。
- 环保： 减少纸张和耗材的使用。
- 可扩展性： 易于为多个用户或部门分配传真号码和管理权限。
- 集成性： 部分服务提供与云存储服务（如Dropbox, Google Drive）或电子邮件客户端的集成。
对于希望拥抱数字化办公、远程工作或传真需求不固定但仍需要处理传真业务的个人和企业，在线传真服务提供了一种灵活、高效且通常更具成本效益的替代方案。
传真使用中可能遇到的问题及解决（如何处理）
即使是看似简单的传真，在使用过程中也可能遇到一些问题。了解这些常见问题及其“如何”处理方法，有助于确保顺利通信。
发送传真失败
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问题： 对方传真线忙或无人接听。
处理： 稍后重试，确认对方传真机已开机并连接电话线。 -
问题： 传真号码错误。
处理： 仔细核对传真号码，包括区号和任何拨号前缀（如外线拨号）。 -
问题： 通信错误或线路质量差导致传输中断或失败。
处理： 检查电话线连接是否牢固；如果是老旧或受干扰的线路，尝试降低传真机的发送速度设置；如果是VoIP线路，确认其支持传真传输。多次尝试。 -
问题： 发送的文件卡纸或扫描错误。
处理： 清除卡纸，确保文件平整并正确放置在进稿器或扫描平板上。
接收传真异常
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问题： 传真机不自动接听。
处理： 检查传真机的自动接听设置是否开启，设置的响铃次数是否合理；确认电话线已正确连接到传真机的Line端口。 -
问题： 接收到的传真页面空白、乱码或部分缺失。
处理： 这通常是由于传输过程中的线路干扰或错误导致。请发送方重新发送；检查接收传真机是否有纸张和墨水/硒鼓；如果问题持续存在，可能是线路质量问题或设备故障。 -
问题： 电话响铃，但传真机不识别传真信号。
处理： 如果是共享线路，确保你听到传真信号音后正确切换到传真模式；如果使用VoIP，可能存在兼容性问题，请联系VoIP服务商。
设备维护问题
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问题： 传真机提示缺纸、缺墨或硒鼓寿命到期。
处理： 及时补充纸张，更换新的墨盒或硒鼓。 -
问题： 扫描的文档有黑线或污迹。
处理： 清洁传真机的扫描玻璃和进稿器滚轴。
对于在线传真服务，常见问题通常与网络连接、文件格式不兼容或账户余额/订阅状态有关。解决办法通常是检查网络、文件格式或联系服务提供商的客户支持。
总结
【传真是什么】？它是一种通过电话线传输文件图像的技术。虽然不是最新的通信方式，但凭借其在法律证明、特定行业需求及与传统系统的兼容性等方面的特点，传真，特别是结合了互联网便捷性的在线传真服务，在现代商业和个人通信中仍占有一席之地。了解其工作原理、所需设备、使用方法、成本以及如何解决常见问题，有助于我们更好地理解和利用这项延续至今的技术。
